ประกันภัยและการปฏิบัติตาม (ถ้าเปิดใช้ — แพลนองค์กร)

จัดการข้อมูลที่ทำให้เคลมกองทุนสุขภาพและการตรวจสอบประกันผ่าน: บริษัทประกัน, provider number, บันทึกการรักษา และร่องรอยการแก้ไข

โครงสร้างข้อมูลประกัน

แพลตฟอร์ม (ทั่วโลก)        ระดับร้าน
┌──────────────────┐      ┌─────────────────────────┐
│ บริษัทประกัน      │◄────►│ กลุ่มประกัน (ต่อร้าน)    │
│ (เช่น Medibank) │      │ จัดกลุ่มบริษัทเข้าด้วยกัน │
└──────────────────┘      └─────────────────────────┘
                                     │
                          ┌──────────┴───────────────────┐
                          │ Provider Number              │
                          │ (provider × กลุ่มประกัน)     │
                          └──────────────────────────────┘

• บริษัทประกันเป็นระดับโลก (จัดการโดย platform admin) ทุกร้านเห็นรายการเดียวกัน
• กลุ่มประกันต่อร้าน: ร้านจัดกลุ่มบริษัทเป็นคลัสเตอร์ที่มีความหมาย
• Provider Number เชื่อม provider กับกลุ่มประกัน (กลุ่มบริษัทระดับร้าน) พร้อมหมายเลขจดทะเบียน

บริษัทประกัน

Admin → บริษัทประกัน (อ่านอย่างเดียวสำหรับ non-super-admin)

รายการหลักของกองทุนสุขภาพและผู้รับประกันของออสเตรเลีย ถ้าผู้รับประกันไม่มีในรายการ พนักงาน POS เลือกอื่น ๆ แล้วพิมพ์ชื่อระหว่างการชำระ HICAPS หรือออกใบกำกับภาษี คำขอ pending แรกของชื่อเดียวกันในสาขาจะเข้าคิวตรวจสอบของแพลตฟอร์ม (Admin → คำขอบริษัทประกัน เฉพาะ super admin) ซึ่ง super admin จะเพิ่มเข้าคลังมาตรฐานหรือปฏิเสธ — ไม่มีแบบฟอร์มขอใน Admin การอนุมัติไม่เขียนทับชื่อบริษัทประกันที่ตรึงไว้ในการชำระหรือใบกำกับเดิม

กลุ่มประกัน

Admin → กลุ่มประกัน

แต่ละร้านจัดระเบียบบริษัทเป็นกลุ่ม บริษัทหนึ่งอยู่ได้หนึ่งกลุ่มต่อร้าน

จัดการสมาชิกกลุ่ม

1. เลือกกลุ่ม → จัดการบริษัท (กล่องสลับ)
2. แผงซ้าย: บริษัทที่มี (ยังไม่อยู่ในกลุ่มใดที่ร้านนี้)
3. แผงขวา: บริษัทในกลุ่มนี้
4. ย้ายบริษัทระหว่างแผง → บันทึก

Provider และ Provider Number

Admin → ผู้ให้บริการ และ Admin → หมายเลขผู้ให้บริการ

Provider คือตัวตนของผู้ประกอบวิชาชีพสุขภาพที่จดทะเบียน (มักเป็นนักบำบัด) Provider Number เชื่อม provider กับกลุ่มประกันที่ร้านนั้น พร้อมหมายเลขจดทะเบียน

ลงทะเบียน Provider Number

1. สร้างผู้ประกอบวิชาชีพที่ Admin → ผู้ให้บริการ → เพิ่มผู้ให้บริการ โดยเชื่อมกับพนักงาน
2. ไปที่ Admin → หมายเลขผู้ให้บริการ → เพิ่มหมายเลข: เลือก provider และกลุ่มประกัน แล้วป้อนหมายเลขจดทะเบียน
3. บันทึก

เมื่อสร้างใบกำกับภาษีที่ POS ระบบใช้การแมปนี้เพื่อเลือก provider number ที่ถูกต้องสำหรับผู้รับประกันที่เลือก

หมายเหตุ

นักบำบัดหนึ่งคนอาจมี provider number ต่างกันสำหรับกลุ่มประกันต่างกัน ระบบเลือกตัวที่ถูกต้องจากกลุ่มที่มีผู้รับประกันที่เลือกตอนสร้างใบกำกับ

บันทึกการรักษา

บันทึกการรักษาคือเอกสารทางคลินิกที่ผู้รับประกันตรวจสอบ ระบบบังคับร่องรอยที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

วงจรชีวิต

ชำระ HICAPS หรือออกใบกำกับภาษี → สร้างร่างอัตโนมัติ → นักบำบัดกรอก → ผู้จัดการล็อก → (แก้ไขเท่านั้น)

1. สร้างอัตโนมัติ: ร่างบันทึกการรักษาถูกสร้างเมื่อรับชำระ HICAPS หรือออกใบกำกับภาษีสำหรับ Visit นั้น — ไม่ใช่เมื่อบริการถูกทำเครื่องหมายเสร็จ
2. กรอก: นักบำบัด (หรือเคาน์เตอร์) กรอกฟิลด์คลินิก:
   • บริเวณร่างกายที่รักษา
   • คำอธิบายการรักษา
   • การวินิจฉัย (ถ้ามี)
   • ระยะเวลาและวันที่
3. ล็อก: ผู้จัดการร้านตรวจสอบแล้วล็อกบันทึก หลังล็อก:
   • แก้ไขโดยตรงไม่ได้
   • บันทึกพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากผู้รับประกัน
4. การแก้ไข (หลังล็อก): ถ้าพบข้อผิดพลาดหลังล็อก ส่งการแก้ไข:
   • การแก้ไขจะเก็บสแนปช็อตของบันทึกที่ล็อกแล้ว และเขียนบันทึกใหม่ที่ล็อกแล้วพร้อมค่าที่แก้ไข ร่างแก้ไขแบบนี้ไม่ได้ — ให้แก้ร่างโดยตรง หรือล็อกก่อน
   • ต้องระบุเหตุผล
   • ต้นฉบับและการแก้ไขทั้งหมดถูกเก็บเป็นห่วงโซ่ก่อน/หลังเต็ม

ทำไมเรื่องนี้สำคัญสำหรับการปฏิบัติตาม

• ผู้รับประกันอาจขอดูบันทึกหลายเดือนต่อมา ห่วงโซ่ล็อก+แก้ไขพิสูจน์ว่าบันทึกไม่ถูกเปลี่ยนแปลงเงียบ ๆ
• ทุกการแก้ไขมีประทับเวลา ผู้แต่ง และเหตุผล — นี่คือการป้องกันการตรวจสอบ
• บันทึกที่ไม่เคยล็อกยังเป็นร่างและอาจไม่ตรงตามข้อกำหนดผู้รับประกัน

รายการใบกำกับภาษี (มุมมอง Admin)

Admin → ใบกำกับภาษี

รายการแบ่งหน้าของใบกำกับทั้งหมดข้ามสาขา จากที่นี่สามารถ:

• กรองตามร้าน วันที่ สถานะยกเลิก
• ดูรายละเอียดใบกำกับใด ๆ
• ดาวน์โหลด PDF หรือส่งอีเมล PDF
• ยกเลิกใบกำกับ (พร้อมเหตุผล) — เพิ่มลายน้ำ VOID บน PDF
• ยกเลิกจำนวนมากใบกำกับทั้งหมดของ Visit หนึ่ง — ทำโดยวาง UUID ของ Visit

เสริมการสร้างใบเสร็จฝั่ง POS ที่ ใบเสร็จ

เคล็ดลับ

• ล็อกทันที — ร่างที่ไม่ล็อกหลายสัปดาห์เป็นช่องว่างการปฏิบัติตาม ตั้งเป้าล็อกภายใน 24 ชั่วโมงหลังบริการเสร็จ
• Provider number ก่อนเปิดใช้ — ลงทะเบียน provider number ทั้งหมดก่อนร้านเริ่มรับ HICAPS ไม่งั้นขั้นตอนใบกำกับจะ error
• การแก้ไขเป็นเรื่องปกติ — ระบบออกแบบสำหรับการแก้ไข บันทึกที่ล็อกพร้อมแก้ไขดีกว่าบันทึกที่ไม่ล็อกที่ถูกแก้เงียบ ๆ ร่องรอยแก้ไขคือหลักฐานของความขยัน ไม่ใช่หลักฐานของข้อผิดพลาด
• กลุ่มประกันเป็นระเบียบ — ให้กลุ่มมีความหมาย (2–5 บริษัทต่อกลุ่ม) กลุ่มเดียวที่มี 30 บริษัทผิดวัตถุประสงค์ของการจัดกลุ่ม