การปิดรอบธุรกิจ
รอบธุรกิจ (Business Period) คือรอบการทำงานทางการเงินปัจจุบันของร้าน วันที่ธุรกิจ (Business Date) คือป้ายวันที่ที่พนักงานและรายงานใช้เรียกรอบนั้น รอบไม่ได้สิ้นสุดอัตโนมัติตอนเที่ยงคืน: การปิดรอบขั้นสุดท้าย (Final Settlement) จะปิดรอบปัจจุบันและเปิดรอบถัดไป
บันทึกการปิดรอบคือบันทึกกระทบยอดที่ปิดผนึกและมีเวอร์ชันสำหรับหนึ่งรอบธุรกิจ โดยสรุปข้อมูลต้นทาง เช่น การชำระเงินและการคืนเงิน แต่ไม่แทนที่รายการเหล่านั้นหรือบันทึกทางการเงินอื่นที่ยังเจาะดูได้
เช็กลิสต์ก่อนการปิดรอบขั้นสุดท้าย
| ✓ | ตรวจสอบ | ที่ไหน |
|---|---|---|
| ☐ | บริการทั้งหมดเสร็จ (ไม่มีค้าง “กำลังดำเ นินการ”) | แผงรอดำเนินการบนแดชบอร์ด |
| ☐ | Visit ทั้งหมดปิดหรือยกเลิกแล้ว — ชำระครบยังไม่พอ ทุกรายการต้องปิดจริง (หรือบังคับปิดพร้อมเหตุผล) | แดชบอร์ด → แผงรอให้บริการ / รอรับชำระ |
| ☐ | ค่าใช้จ่ายลิ้นชักบันทึกหมดแล้ว | หน้าลิ้นชัก |
| ☐ | พิมพ์รายงาน batch เทอร์มินัลแล้ว (EFTPOS / HICAPS) | เทอร์มินัลของคุณ |
| ☐ | นับเงินสดจริงแล้ว | กล่องเงิน |
การปิดรอบขั้นสุดท้ายจะถูกบล็อกตราบใดที่ยังมี Visit ของรอบนี้เปิดอยู่ — แม้ชำระครบแล้วก็ตาม ปิด (หรือบังคับปิด) ทุก Visit ก่อนเริ่ม
ตัวอย่างก่อ นปิดรอบมีไว้ดูเท่านั้น
บน POS ที่ใช้งานอยู่ เปิดการปิดรอบแล้วเริ่มการปิดรอบขั้นสุดท้าย แผงจะแสดงตัวอย่างก่อนปิดรอบ (Pre-Settlement) ใหม่จากข้อมูลที่บันทึกไว้ในรอบปัจจุบันก่อน
ตัวอย่างก่อนปิดรอบ:
- ไม่บันทึกร่างการปิดรอบ;
- ไม่ปิดรอบธุรกิจหรือเลื่อนวันที่ธุรกิจ;
- ไม่หยุดการชำระเงิน การคืนเงิน หรืองานปกติอื่น;
- ยกเลิกและเรียกดูใหม่ได้เมื่อต้องการตรวจข้อมูลล่าสุด
ใช้ตัวอย่างเพื่อหางานที่ยังไม่เสร็จหรือยอดที่ผิดปกติก่อนยืนยัน
ทำการปิดรอบขั้นสุดท้าย
เฉพาะ POS ที่ใช้งานอยู่ของร้านเท่านั้นที่เริ่มการปิดรอบขั้นสุดท้ายเวอร์ชันแรกได้ Admin ดูบันทึกและกำกับการแก้ไขภายหลังได้ แต่ไม่สร้างหรือปิดผนึกเวอร์ชันแรก
- ตรวจตัวอย่างล่าสุด
- ป้อนยอดเทอร์มินัลและลิ้นชักที่แสดงในแผงการปิดรอบขั้นสุดท้าย:
- ยอดสุทธิ EFTPOS — จากรายงาน settlement/batch ของเทอร์มินัล
- ยอดเคลม HICAPS — จากรายงานเทอร์มินัล HICAPS
- เงินสดที่นำออก — เงินสดที่นำออกจากลิ้นชัก
- เงินคงเหลือในลิ้นชัก — จำนวนที่นับได้จริงในกล่อง
- เลือกการปิดรอบขั้นสุดท้ายแล้วป้อน PIN
เมื่อยืนยัน ระบบจะคำนวณข้อมูลต้นทางปัจจุบันใหม่และ ตรวจสอบการกระทบยอด หากสำเร็จ ระบบสร้างบันทึกการปิดรอบเวอร์ชัน 1 ที่ปิดผนึกแล้ว ปิดลิ้นชักและรอบธุรกิจปัจจุบัน แล้วเปิดรอบธุรกิจถัดไป ไม่มีขั้นตอนแยกแบบ “สร้างร่างแล้วค่อยปิดผนึก”
ถ้าตัวเลขไม่ตรง
- เทอร์มินัลไม่ตรง — ตรวจใหม่กับรายงาน batch ก่อน; รายการ HICAPS ที่ขาดหรือบันทึกผิดวิธีชำระเป็นสาเหตุที่พบบ่อย แก้ไขบันทึกการดำเนินงานถ้าจำเป็น แล้วเรียกตัวอย่างใหม่
- เงินสดไม่ตรง — ลิ้นชักเข้าสถานะความคลาดเคลื่อน; การปิดรอบขั้นสุดท้ายยังทำได้ และผู้จัดการอนุมัติความคลาดเคลื่อนใน Admin พร้อมหมายเหตุ อย่าเปลี่ยนยอดนับเพื่อบังคับให้ตรง — ตัวเลขจริงพร้อมหมายเหตุจะเก็บสิ่งที่เกิดขึ้น
การปิดรอบขั้นสุดท้ายปิดรอบ ไม่ใช่วันที่ปฏิทิน
สมมติว่ารอบธุรกิจที่มีป้าย 10 ส.ค. ปิดรอบขั้นสุดท้ายเวลา 21:00 น. ลูกค้าอีกคนชำระเงินเวลา 21:10 น. ของวันที่ 10 ส.ค. รายการนั้นยังคงเวลาจริง 21:10 น. แต่เป็นของรอบธุรกิจที่เปิดใหม่และวันที่ธุรกิจถัดไป
กิจกรรมที่เกิดหลังการปิดรอบขั้นสุดท้ายใช้กฎเดียวกัน: ปฏิทินอาจยังเป็นวันเดิม แต่รอบธ ุรกิจก่อนหน้าปิดแล้ว
การคืนเงินหลังปิดรอบ
การคืนเงินเป็นของรอบธุรกิจที่บันทึกการคืนเงินจริง การชำระเดิมยังอยู่ในรอบธุรกิจเดิม ดังนั้นการคืนเงินภายหลังจะไม่เขียนทับรอบก่อนหน้าหรือเปลี่ยนบันทึกการปิดรอบที่ปิดผนึกไว้เงียบ ๆ
แก้ไขรอบที่ปิดแล้ว
พบข้อผิดพลาดหลังการปิดรอบขั้นสุดท้าย?
- จากรายละเอียดการปิดรอบ ใช้ ขอเปิดใหม่ พร้อมเหตุผล การกระทำนี้เริ่มคำขอแก้ไขการปิดรอบ แต่ละบันทึกการปิดรอบมีคำขอค้างได้เพียงหนึ่งรายการ และขอเปิดใหม่ไม่ได้อีกเมื่อมีเวอร์ชันการปิดรอบที่ใหม่กว่าแล้ว
- ผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาตคนอื่นตรวจคำขอใน Admin → การอนุมัติ; ระบบปฏิเสธการอนุมัติตัวเอง
- หากอนุมัติ ให้แก้ไขส่วนที่อนุญาตและสร้างบันทึกการปิดรอบเวอร์ชันถัดไป
การแก้ไขยังผูกกับรอบธุรกิจและวันที่ธุรกิจเดิม และไม่ทำให้รอบที่ปิดแล้วกลับมาเป็นรอบที่ใช้งาน งานใหม่ยังเป็นของรอบปัจจุบัน
ไม่มีการปิดรอบขั้นสุดท้ายอัตโนมัติ
พนักงานต้องทำการปิดรอบขั้นสุดท้ายบน POS ที่ใช้งานอยู่อย่างตั้งใจ การเตือนใกล้เวลาปิดร้านอาจแจ้งให้ดำเนินการ แต่ระบบจะไม่สร้างร่างอัตโนมัติหรือทำการปิดรอบขั้นสุดท้ายแทนคุณ